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一直以來，會議室是政府部門、企業單位以及團體組織強化工作管理與信息溝通的承載平臺，與會者通過對會議資料進行分享、研討與分析，達到會議目的。常見的會議室應用可劃分為普通會議室、視頻會議室、學術交流室、培訓室、同聲傳譯室等。
4K會議室
隨著八、九十年代以計算機為代表的多媒體媒介的普及，會議開始從枯燥的圖文匯報、單一的語音解說，逐漸轉變為圖像、音頻、視頻相結合的可視化會議，借助會議室系統可以集中控制語音播放、高清影像播放、遠程互動協調，充分調動了與會者的積極性和感官知覺，大大提高了會議效果。近幾年，4K會議室也成為現代化建筑的設計范疇。
對于傳統會議室應用，我們的認知就是開會，業務談判或內部溝通都是在這一環境完成，通常會借助不能遠程互動且清晰度不高的投影顯示，展示會議資料，然而當遇到需要跨區域協助時，相關人員只能長途出差到指定地點進行面對面交流，這樣導致了工作進度緩慢、辦公效率低的結果，漸漸地工作激情也會被消磨殆盡。同時用人單位還需要承擔高額的差旅成本以及時間成本。
視頻技術的出現
給傳統會議室注入了一股新活力，通過視頻會議可以簡化流程，有關人員身在異地也能同步參與會議，不用頻繁出差。不過傳統視頻設備價格高昂，視頻會議系統無法統一接入不同類別的信號源，不同設備需要不同接口，而且會議視頻經過壓縮后傳輸，畫質及音質都具有傳輸延時問題，畫面感也不夠友好，讓會議效果、現場互動大打折扣。
隨著高效率的會議協作形式越來越受到追捧，如此耗時間、耗人力、耗財力的傳統會議，必然被替代。為了實現決策指令暢通、管理層次分明，政府部門、企業單位以及團體組織需要建設智能化、互動式的現代智能會議室來提高辦事效率。
智能會議室
作為一個專業級別的智能會議室除了滿足普通會議的要求外，更重要的是逼真地反映現場（會場）的人物和景物，使與會者有一種臨場感，以達到視覺與語言交換的良好效果，由會議室系統傳送的圖像包括人物、景物、圖表、圖文等應當清晰可辨。
可以根據行業特性擴展成為多樣性的會議室系統，如中央控制系統、音響系統、顯示系統、舞臺燈光系統等多個會議系統，以達到控制會議室內影音設備、信號切換、燈光、音量調節等等效果，滿足專業培訓教學、討論發言、各類音視頻放映，實現報告會、座談會、研討會、選舉表決會、網絡視頻會議、同聲傳譯等建設要求。因此現代智能會議室實際上已發展成為集音頻、視頻、燈光、通信、計算機以及多媒體等多種先進技術于一體的智能化系統集成。
對多個智能會議室接入的所有信號不管是計算機信號、還是圖像，能讓控制人員不受空間限制，實時了解各會議室顯示大屏上的圖像狀況，以及共享圖像信息、研討的業務信息，就需要把任意一套視頻會議系統的視音頻信號內容傳輸到任意分會場，各個分會場會議室大屏幕可顯示相同內容也可顯示不同的內容，也可把各分會場會議室內的各種輸入信號（如本地電腦輸入信號，本地的視頻信號），傳輸到其他會議室顯示。
光纖4K KVM技術已多次在主題公園音視頻系統、展覽展示系統等高端場景得到實踐應用，也是現代智能會議室建設的優先選擇。光纖4K KVM技術支持系統同步接入DP、HDMI、USB2.0、音頻、IR、RS232、RS422等多媒體全類別信號，從而滿足智能會議室的多功能應用。
